El momento adecuado para negociar y firmar es cuando ambas partes confían en el proyecto

Esta semana me he encontrado en una situación sorprendente. Un cliente británico del sector de la decoración del hogar para el que hemos hecho una campaña de selección de agentes alemanes insistía en que le enviásemos un contrato alemán de agencia comercial traducido de forma urgente.

Lo curioso es que ni siquiera se había puesto aún en contacto con los agentes comerciales alemanes, por lo que tuve la impresión de que querían firmar un acuerdo antes siquiera de presentarse. Algo así como “Sr. agente comercial X tiene derecho a firmar este contrato. Cualquier declaración podrá ser utilizada en su contra…”

Sarcasmos aparte este ejemplo extremo de hace unos días creo que merece una reflexión. Me parece relevante incidir en la cuestión de los contratos de agencia comercial dado que por un lado se trata de un tema muy relevante y por el otro genera cierta confusión en las empresas.

A la pregunta de si contrato sí o contrato no, creo que a estas alturas ya no hay debate. Formalizar por escrito las condiciones de colaboración entre el principal y el agente comercial es sensato y aporta previsibilidad cuando la relación se tuerce. Atrás queda el apretón de manos y la sentada honorabilidad de las partes.  Y no digamos si además estamos hablando de una agencia internacional, que por defecto requiere aún más claridad en sus términos.

Entonces, ¿cuál es el problema? Bueno, quedan otros muchos tales como elegir la legislación aplicable, el idioma y por su supuesto todas y cada una de las condiciones a negociar, dentro e incluso fuera de contrato. Todas dan para sendos artículos pero deben ser escritos por un abogado especialista, no por un servidor.

Yo una vez más me voy a mi terreno, el comercial y relacional entre la empresa y el agente comercial. En este caso creo que puedo dar una respuesta formada a la pregunta del cuándo se debe firmar el contrato.

Cierto es que cada caso tiene diferencias y que el grado de interés y urgencia de cada parte acelera o retrasa el momento de negociación y firma de los contratos. Así que lo que intentaré es describir una situación tipo, quizás idílica, para que tú la adaptes a tus circunstancias concretas.

Yo siempre empiezo por dejarle al agente comercial dos cosas muy claras: que no trabajaré sin contrato de agencia comercial y que mi prioridad es evaluar su capacidad comercial antes de firmar nada. De esta manera, transparente, doy garantías al agente y al mismo tiempo le pido que se centre en que me demuestre si puede o no ser mi agente.

Todo  ello no impide que podamos ir trabajando y negociando los términos del contrato, pero la edición del documento tiene que quedar en un segundo término.

La razón por la que actúo y aconsejo actuar así es muy sencilla. Si ambas partes empiezan a vislumbrar oportunidades reales de venta el acercamiento a la hora de negociar es grande porque las dos creen en el proyecto, no quieren dejar pasar la oportunidad de vender y están dispuestas a hacer mayores concesiones en los puntos fundamentales. Los pedidos son un excelente lubricante…

El momento en el que se llega, o no, se hace evidente y cae por su propio peso. Suele ser cuestión de semanas y no de meses y normalmente se da tras una ronda conjunta de visitas a clientes potenciales. Al acabar el día y ya en el ambiente más distendido del hotel de turno el agente y su interlocutor en la empresa se dan fácilmente cuenta de que, si la oferta de la empresa es competitiva, algunas de las empresas visitadas ese día serán clientes próximamente.

Llega el momento de sentarse y empezar a hablar seriamente del contrato. Ojo con las copitas de celebración, la exaltación de la amistad en ciernes y las concesiones de turno fruto de la euforia alcoholizada. Que beba más el otro.

 Una vez a ambas partes les entra el gusanillo de formalizar la cosa yo abogo por negociar los términos a distancia pero firmar el contrato cara a cara. Quizás no haya mejor ocasión para invitar al agente a la sede de tu empresa si aún no lo ha hecho. El agente puede aprovechar para recibir formación técnica complementaria o alguna directriz comercial, hacer equipo y conocer al personal de la empresa; además de firmar su contrato con toda la pomposidad que uno quiera.

Rematado con alguna comida oficial y nuestro internacionalmente reconocido “taza de café en la Plaza Mayor” Así el agente se vuelve a su base más formado, seguro y convencido del proyecto: listo para la acción.